Der neue Chef der Geschäftsreisebranche: Die Finanzabteilung

Die Machtverhältnisse bei Entscheidungen über Geschäftsreisen verschieben sich seit Jahren – doch im Jahr 2025 ist dieser Trend unverkennbar.

Reiseprogramme, die früher fest in den Händen der Einkaufs- oder Reiseabteilungen lagen, werden heute zunehmend von Finanzteams geleitet oder mitverantwortet. Laut den von Skift befragten Travel Managern prüft die Finanzabteilung nicht mehr nur Spesenabrechnungen – sie gestaltet Richtlinien, wählt Plattformen aus und verstärkt die Kontrolle.

„Wir liefern Input, aber auch Personalabteilung, Finanzabteilung und Beschaffungsabteilung tragen ihren Teil dazu bei“, sagte Sushant Saini, Reise- und Spesenmanager. „Nach Covid hat die Finanzabteilung eine viel aktivere Rolle übernommen. Sie konzentriert sich auf jedes Detail.“

Ein Reisemanager, der anonym bleiben möchte, sagte, der Wandel habe bereits vor der Pandemie begonnen, sich im Verlauf jedoch deutlich beschleunigt.

Unternehmen verfolgen einen funktionsübergreifenden Ansatz im Reisemanagement, wobei die Finanzorientierung deutlich an Bedeutung gewinnt. In vielen Organisationen sind die Finanzabteilungen mittlerweile primär oder gemeinsam für die Reiserichtlinien verantwortlich, was auf eine stärkere strategische Integration hindeutet.

Zwar sind die verbesserte Struktur und Datengenauigkeit zu begrüßen, doch verlief der Übergang nicht reibungslos.

„Reisemanagement geht über Zahlen und Daten hinaus“, sagte Saini. „Während Finanzen Struktur schaffen, erfordert Reisen soziale Kompetenz und Verhandlungsgeschick, um echten Mehrwert zu bieten. Proaktives Handeln und der Einsatz intelligenterer Tools tragen zum Vertrauensaufbau in den Teams bei.“

Die anonyme Reisemanagerin schloss sich dieser Meinung an. „Die Finanzabteilung übersieht oft die menschliche Seite von Reiseprogrammen. Manchmal muss man mehr als nur logisch vorgehen, um bessere Angebote oder Compliance zu erzielen“, sagte sie.

Dennoch waren sich beide einig, dass die wachsende Rolle des Finanzwesens – gepaart mit der operativen Expertise der Reisemanager – das Potenzial hat, intelligentere und flexiblere Programme zu schaffen.

Travel Management Companies (TMCs) führen neue Tools ein, um die wichtigere Rolle der Finanzabteilung bei der Reiseüberwachung zu unterstützen.

„81 Prozent der CFOs sehen sich mittlerweile als primäre Wachstumstreiber“, sagte Chris Juneau, SVP of Product Marketing bei SAP Concur, und verwies dabei auf Ergebnisse aus dem CFO Insights-Bericht des Unternehmens.

Die neuen Tools von Concur, darunter Concur Verify und der KI-Copilot Joule, zielen darauf ab, die Genauigkeit zu verbessern, Ausgabenprüfungen zu rationalisieren und Echtzeitanalysen bereitzustellen.

Bei Navan betonte Finanzvorstand Amy Butte die Notwendigkeit von Transparenz und Kontrolle.

„Früher wurden die Reisekostenabrechnungen in der Finanzabteilung erst im Nachhinein erfasst“, so Butte. „Mit unseren Advanced Analytics-Lösungen können sie jetzt Trends, Richtlinienverstöße und Einsparmöglichkeiten in Echtzeit erkennen.“

Marne Martin, CEO von Emburse, sagte, die Plattform für Reise- und Kostenanalysen sei entwickelt worden, um die Probleme von Finanzleitern zu lösen, darunter fragmentierte Systeme, unklare Daten und mangelnde Transparenz.

Martin nannte General Mills als Fallstudie. General Mills mit über 34.000 Mitarbeitern führte Emburse Go ein, um das Reise- und Spesenmanagement über eine mobile App zu zentralisieren. Dies trug zur Verbesserung der Compliance bei und gab der Finanzabteilung und den Mitarbeitern mehr Kontrolle und Transparenz.

KI-gesteuerte Funktionen, so Martin, helfen Finanzteams zunehmend dabei, Richtlinien dynamisch durchzusetzen, Tagessätze je nach Stadt anzupassen, Betrug zu erkennen und das Ausgabeverhalten mit wenig manuellem Eingriff zu analysieren.

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