Reisen Sie zum weltweit größten Visa-Zentrum in Dubai

Wir bemerken es selten, denn mit dem italienischen Reisepass können Sie zu vielen Zielen auf der Welt reisen, ohne sich um die Beantragung eines Einreisevisums kümmern zu müssen. Doch der Tourismus , wie auch die Arbeits-, Studien-, Sport- und Veranstaltungswelt, verdankt viel dem bürokratischen Prozess, der hinter der Sammlung und Überprüfung der Dokumente steht, die für die Erteilung einer Einreisegenehmigung für ein anderes Land erforderlich sind. Ein Prozess, den immer mehr Regierungen, darunter auch die italienische, auslagern , um die Verfahren zu beschleunigen und effizienter auf die wachsende Nachfrage nach internationalen Reisen zu reagieren.

Das größte Visazentrum der Welt

Ende Mai eröffnete VFS Global in Dubai das weltweit größte Visazentrum. Dank modernster Technologien und künstlicher Intelligenz kann es täglich rund 10.000 Anträge bearbeiten und arbeitet über 200 Annahmestellen mit 37 Regierungen zusammen. Es ist nur eines von vielen Zentren, die das Unternehmen in 158 Ländern weltweit betreibt: VFS Global wurde 2001 vom heutigen CEO Zubin Karkaria gegründet und erkannte als erstes Unternehmen eine Geschäftsmöglichkeit: Es entwickelte ein innovatives und vereinfachtes System zur Verwaltung von Visaverfahren und entlastete so die Botschaften.

In Dubai, neben Zürich einer der beiden Hauptsitze, gibt es keine Warteschlangen an den Schaltern: Sie buchen online einen Termin und wählen zwischen verschiedenen Service-Levels: Economy, Business, First und Platinum Lounge. Dort können Sie ein Club-Sandwich oder ein Tiramisu bestellen, während das Personal Ihre Daten erfasst. Nach der Genehmigung – eine Entscheidung, die immer und ausschließlich bei den Botschaften liegt – kann Ihnen das Visum dank des „Visa at your Doorstep“-Service nach Hause oder ins Büro geliefert werden .

Visamanagement für Italien

Seit 2004, als in Neu-Delhi das erste Visumantragszentrum für Italien eröffnet wurde , zählt auch die italienische Regierung zu den Kunden von VFS Global. Heute unterstützt das Unternehmen italienische Konsulartätigkeiten in 39 Ländern nach der Vergabe der entsprechenden Ausschreibung. Konkret übernimmt VFS Global die administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Visaerteilung: Es optimiert die Antragsverfahren, sammelt und prüft die Unterlagen und leitet sie an die zuständigen diplomatischen Behörden weiter. So können sich die Konsularmitarbeiter auf den heikelsten Teil konzentrieren: die Entscheidung über die Genehmigung oder Ablehnung von Anträgen, egal ob es sich um Visa, Pässe oder andere Genehmigungen handelt.

„Wir sammeln und überprüfen lediglich die von den einzelnen Regierungen angeforderten Dokumente, greifen jedoch in keiner Weise in den Entscheidungsprozess ein“, erklärt Folco de Luca Gabrielli , ehemaliger italienischer Botschafter in Singapur und Malaysia und jetzt Leiter des Italien-Kontos bei VFS Global. „Tatsächlich wissen wir nicht einmal, wie viele der eingereichten Anträge dann genehmigt oder abgelehnt werden.“ Was die personenbezogenen Daten betrifft, die das Herzstück des Unternehmens darstellen, „speichern wir sie nicht und geben sie nicht an Dritte weiter“.

Die Vorteile des Outsourcings sind vielfältig. Von der Möglichkeit, Termine auch außerhalb der üblichen Öffnungszeiten öffentlicher Ämter zu vereinbaren, beispielsweise am Wochenende, bis hin zur Präsenz von Zentren auch in kleineren Städten, wodurch lange Fahrten zu Konsulaten, die normalerweise nur in größeren Städten vertreten sind, entfallen. Ein weiterer strategischer Aspekt sind Großveranstaltungen, die eine schnelle Bewältigung von Spitzenlasten bei den Visaanträgen erfordern. Diese reichen von den nächsten Olympischen Winterspielen Mailand-Cortina 2026 über die Hochsaison bis hin zu unvorhergesehenen Umständen wie der kürzlichen Beerdigung von Papst Franziskus in Rom. „Im Falle eines plötzlichen Anstiegs des Antragsvolumens können wir umgehend reagieren, indem wir unsere Ressourcen kurzfristig aufstocken, um die Situation zu bewältigen“, versichert de Luca Gabrielli.

Kostenlose Dienstleistungen und Tourismusförderung

Und das alles ohne Kosten für die Regierungen . Das Outsourcing des Dokumentenerfassungsprozesses belastet die öffentlichen Finanzen nicht, da es durch Servicegebühren finanziert wird, die in Verträgen zwischen externen Dienstleistern (ESP) und diplomatischen Vertretungen festgelegt sind: In der Praxis zahlt der Endkunde, nicht der Staat. Darüber hinaus sind Visazentren auch ein Schaufenster für das Land, das sie vertreten, und die erste Anlaufstelle für Reisende. An einigen strategischen Standorten, wie beispielsweise in China (dem Land mit den meisten Visaanträgen für Italien), werden Räume zur Förderung von „Made in Italy“ eingerichtet: Dauerausstellungen, gastronomische Initiativen, kulturelle Veranstaltungen, Marketingkampagnen, Workshops und B2B-Roadshows.

Die Zukunft? Passmanagement

Der nächste Schritt könnte die Auslagerung der Passausstellung sein, um die Warteschlangen zu verkürzen, die zumindest in Italien in den letzten Jahren immer länger geworden sind. Großbritannien, die Niederlande und Litauen haben VFS Global bereits mit der Passausstellung für im Ausland lebende Bürger beauftragt, während Ghana VFS Global mit der nationalen Passregistrierung betraut hat. Künftig könnte das Unternehmen „Logistik, Personal, Software und Technologie anbieten, einen ergänzenden Service zu den Botschaften gewährleisten und den Bürgern die Wahl lassen, wo sie ihren Pass beantragen“.