IA en viajes corporativos: encontrar el equilibrio perfecto

Este contenido patrocinado se creó en colaboración con un socio de Skift.

“El único paso en falso es no hacer nada”, concluyeron Skift Research y McKinsey & Company en su informe conjunto de 2023 sobre cómo “los avances en inteligencia artificial (IA)… están sentando las bases para que las empresas de viajes reconsideren su forma de interactuar con los clientes, desarrollar productos y servicios, y gestionar las operaciones”.

Según la Encuesta Global sobre IA de McKinsey de 2024 , la adopción de IA está en auge en todos los sectores a nivel mundial. Tras rondar el 50 % durante algunos años, la adopción de tecnología de IA alcanza ahora el 72 % a nivel mundial. La IA se centra en «volverse más inteligente, más rápido y con mayor capacidad de respuesta », escribió Janet Lam, experta en soluciones de IA, en una columna reciente de Forbes. Y, como un potente vehículo de alta velocidad, los usuarios deben aprender a operar la IA y trazar una hoja de ruta clara antes de acelerar.

En sintonía con estas tendencias, los gerentes de viajes corporativos están implementando medidas de inteligencia artificial organizacional , pero ¿son las medidas correctas?

Skift habló con Tory Passons, vicepresidente sénior y director de productos TravelBank y asociaciones de pagos corporativos de US Bank, para analizar las ventajas y los beneficios frente a los límites y las desventajas de la IA en los viajes corporativos.

Para empezar, Passons cree que la propuesta de valor de la IA incluye beneficios obvios y fáciles de alcanzar, como personalizar y optimizar la experiencia de reserva.

“En especial para los viajeros corporativos, la capacidad de la IA para aprender de sus hábitos y preferencias de reserva, incluyendo dónde, cómo, cuándo y por qué viajan, facilita todo el proceso”, afirmó Passons. “El aprendizaje basado en patrones de la IA también facilita la obtención o concesión de aprobaciones, ya sea automáticamente o dirigiéndolas a un responsable de la toma de decisiones, al generar estimaciones de costos razonables basadas en la actividad pasada”.

Esto ahorra tiempo y dinero, lo que beneficia a los gestores de viajes y finanzas, y reduce el estrés del proceso, lo que beneficia al viajero. Passons añadió que «eliminar la fricción es una de las principales ventajas de la IA».

Passons recomendó comenzar lentamente y luego hacer una pausa para desarrollar un sentido claro de dirección antes de acelerar a alta velocidad.

Haga preguntas sencillas pero importantes:

• ¿Por qué quieres IA en primer lugar?
• ¿Dónde encaja mejor la IA en el flujo de trabajo de su empresa (o no)?
• ¿Quieres ser el primero en salir al mercado?
• ¿Sigues las tendencias rápidamente? ¿O prefieres esperar y ver qué pasa?
• ¿Se toma en serio la innovación o el uso de la IA por el mero hecho de innovar?

Alinear la IA con la cultura empresarial forma parte del proceso de perfeccionamiento inherente a todas las nuevas tecnologías. Sin embargo, sin un proceso meticuloso, los obstáculos son inevitables. Sin el debido perfeccionamiento, las herramientas de IA pueden resultar demasiado rígidas o confusas, no estar alineadas con los flujos de trabajo existentes o superar las capacidades internas o el soporte de los socios externos. Estos desafíos generan frustración y fricción en los usuarios.

“Trate la IA como un viaje transformador adaptado a la personalidad de su organización y a lo que desea lograr”, afirmó Passons.

Lo que más entusiasma a Passons es lo que el análisis de datos impulsado por IA puede hacer por los viajes corporativos.

“La eficacia de la IA se basa en la calidad y disponibilidad de los datos”, afirmó. “Si tienes los datos al alcance de la mano, la IA hace lo que mejor sabe hacer: analizarlos a fondo para apoyar y gestionar la experiencia de viaje de forma activa e integral”.

Por ejemplo, mediante IA, los viajeros de negocios pueden describir su itinerario, incluyendo destinos, fechas y propósito comercial. Tras consultar el calendario y el historial de viajes del empleado, el sistema puede procesar fácilmente el plan para su presupuestación y aprobación.

Una vez en el viaje, el apoyo en tránsito puede incluir alertas de interrupciones en tiempo real con IA y sugerencias de reprogramación, así como la gestión de informes de gastos y cumplimiento normativo en tiempo real. Por ejemplo, si la cuenta de una cena supera la tarifa establecida, la IA solicitará el recibo.

Esa capacidad de alertar y fomentar el cumplimiento de las políticas en tiempo real es una mejora crucial, quizás la más fácil de conseguir. "Es un logro importante, dadas las tensiones y los desafíos políticos en la mayoría de las empresas", afirmó Passons. "La IA aclara la confusión y garantiza el cumplimiento al garantizar que todas las reservas cumplan con las políticas".

Dado que las políticas de viajes corporativos son propiedad de cada empresa, son de fácil acceso. El uso de IA para comunicarlas a los empleados en tiempo real permite a las empresas actualizarlas dinámicamente sin necesidad de enviar comunicaciones manuales masivas sobre los más mínimos cambios.

Los conocimientos adquiridos a partir de estas acciones automatizadas también permiten a los gerentes hacer mucho más, desde obtener más poder de negociación con los proveedores y más control sobre las previsiones hasta marcar automáticamente patrones de gastos inusuales, sugerir áreas para ahorrar costos y realizar análisis predictivos.

“La IA optimiza y facilita simultáneamente el proceso tanto para el viajero como para el gerente, brindándoles a ambos la mejor experiencia posible”, afirmó Passons. “Esto es especialmente cierto para los gerentes de viajes y finanzas. La IA no automatiza sus trabajos, sino que los utiliza para simplificarlos enormemente, como eliminar la rutina habitual de buscar informes de gastos y averiguar quién gastó cuánto en qué al final de cada mes”.

La atención al empleado es otro uso popular de la IA en los viajes corporativos. Los chatbots de IA pueden responder eficazmente a preguntas frecuentes sobre cómo hacer algo, aclarar políticas, consultar el estado de los vuelos y ayudar a los viajeros con información básica y asistencia. El chatbot conversacional de IA es una combinación interesante que funciona como asistente virtual.

Sin embargo, los chatbots tienen un alcance limitado, por lo que preservar el elemento humano en los servicios de viajes corporativos resulta fundamental.

“Viajar siempre será una experiencia muy personal que la tecnología por sí sola no puede, ni debe, respaldar”, afirmó Passons. “Cuanto más complicada sea la situación del viaje, como una delegación de negocios camino a una reunión que tenga que reprogramar repentinamente un viaje de varias etapas, menos efectivo será el chatbot y mayor será la fricción”.

¿Podría esto cambiar a medida que la IA continúa evolucionando y mejorando?

El tema de un reciente podcast de Skift , la IA Agentic, está ganando popularidad como una forma avanzada de IA autónoma capaz de pensar, adaptarse y operar con poca o ninguna supervisión humana. Como Skift exploró en su informe "Estado de los Viajes 2025" , el ritmo de la tecnología es implacable. El aprendizaje automático fue en su día el estándar de oro para la IA. Ahora es solo una apuesta mínima. La IA generativa está superando a la IA predictiva. Los Modelos de Lenguaje de Gran Tamaño (LLM) que utilizan principios de redes neuronales para comprender el lenguaje humano están en expansión. Un futuro más agentic es inevitable.

En definitiva, Passons no prevé que la IA sustituya al factor humano. «Lo que la IA hará», afirmó, «es aumentar nuestra productividad laboral al eliminar la fricción, la tensión y otras limitaciones tradicionales, a la vez que mejora y optimiza los viajes en general. Que el ajuste y el equilibrio sean su guía».

La IA está destinada a impulsar la eficiencia y la productividad en los viajes corporativos, haciendo que la experiencia general sea mucho más sencilla y agradable tanto para los viajeros como para los gestores de finanzas y viajes corporativos. Sin embargo, como ocurre con todas las nuevas tecnologías, es importante que las empresas reduzcan su brillo y tengan una visión clara de por qué, cuándo, dónde y cómo incorporarán la IA a sus organizaciones.

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Este contenido fue creado en colaboración por TravelBank y el estudio de contenido de marca de Skift, SkiftX .