Combien d'années faut-il conserver les documents d'investissement, de succession et de vente ?

Lorsqu’il s’agit de transactions telles que des investissements, des successions ou la vente d’actifs, il ne suffit pas de simplement archiver des documents ; il est également important de savoir combien d'années ils doivent être conservés. En effet, une telle documentation peut être demandée même après une longue période et son absence peut entraîner de graves problèmes tant d'un point de vue fiscal que juridique.

Savoir exactement ce qui doit être conservé et pourquoi signifie être prêt en cas de besoin. De cette façon, les retards bureaucratiques sont évités, les maux de tête et les pertes économiques peuvent être évités à l’avenir. Voici plus d'informations à ce sujet.

Les investissements

Il est important de conserver les documents relatifs aux investissements tels que les FNB, les fonds communs de placement, les actions ou les obligations . La raison en est la transparence fiscale ainsi que la possibilité de démontrer l’origine du capital en cas d’enquête. Chaque transaction financière effectuée devrait en effet être accompagnée d’une trace papier ou numérique. Les relevés bancaires , par exemple, constituent la preuve des transactions effectuées et doivent être conservés pendant au moins 10 ans .

Il n’existe toutefois aucune obligation de conserver des prospectus d’information pour les fonds d’investissement et les polices d’assurance. Cependant, ils contiennent des informations importantes sur les commissions, les risques et les caractéristiques des différents produits, donc les conserver vous donne la possibilité de contester d'éventuelles pratiques déloyales. En outre, ils servent à démontrer que l’investisseur était informé de ce produit particulier au moment de la souscription.

Héritage et succession

Les documents d’héritage et de succession doivent être conservés à jamais . Elles sont importantes, en effet, car elles démontrent la succession du patrimoine du défunt à l'héritier. Ils sont donc la preuve qu’il faut gérer les affaires héréditaires dans le futur.

En cas de perte ou de nécessité, nous vous rappelons que vous pouvez demander une copie de la déclaration de succession à l'Agence des Revenus.

Une fois que vous l'aurez, vous devrez le garder jalousement non seulement pour gérer les biens hérités ou les activités économiques mais aussi pour soutenir vos positions en cas de litiges.

Documentation de vente

Même si vous vendez un bien de valeur comme une maison ou une voiture, il sera important de conserver les documents pour deux raisons fondamentales :

éviter les conflits juridiques ;
se conformer aux obligations fiscales.

L' acte notarié , par exemple, est le document officiel qui sanctionne le transfert de propriété d'un bien immobilier. Le conserver est utile non seulement parce qu'il pourrait s'avérer indispensable à l'avenir pour démontrer le transfert de propriété mais également pour d'éventuels litiges entre les parties. En cas de perte de tels documents, il est généralement possible de reconstituer le titre d’origine, mais cette opération peut s’avérer complexe et très coûteuse.

Il serait également judicieux de conserver jalousement la déclaration de conformité aux règles de sécurité des systèmes domestiques . Ce dernier est un document obligatoire que l'entreprise d'installation délivre lorsqu'elle termine des travaux sur un système tel que l'eau ou le gaz. Cela confirme, en effet, qu'il a été construit selon les normes techniques et de sécurité. Cette documentation n'expire pas mais reste valable jusqu'à ce que le système soit modifié ou compromis. La déclaration de conformité doit donc être conservée en permanence tant que le système est utilisé ou jusqu'à ce qu'il soit modifié.

De plus, les documents relatifs aux procédures et à la régularisation des éventuelles infractions en matière de construction doivent être conservés pendant au moins 10 ans. La raison est simple, ils seront valables comme preuve de la régularisation de la propriété. En l’absence de tels actes, en effet, l’abus pourrait être considéré comme existant encore et punissable. De plus, ils doivent toujours être conservés car quiconque achète ou hérite du bien pourrait en demander une copie. Si elle n'est pas présentée, le bien pourrait être considéré comme non conforme, ce qui entraverait la vente et il y aurait des problèmes pour délivrer le certificat d'habitabilité.

D'un point de vue fiscal , les reçus de paiement des impôts tels que l'immatriculation ou la TVA doivent toutefois être conservés pendant au moins 5 ans. Ce dernier est en effet le délai dans lequel l'Agence des recettes peut demander des contrôles. En ce qui concerne la taxe d'immatriculation, si elle n'est pas payée et que les cinq ans se sont écoulés, le citoyen sera toujours obligé de la payer si elle était due par la loi.

Quels documents conserver et comment

Comme expliqué, conserver correctement les documents est important tant d’un point de vue juridique qu’économique. Il existe deux catégories de documents qui nécessitent une attention particulière :

actes notariés et documents immobiliers ;
documentation sujette à des litiges potentiels.

Les premiers, qui doivent être conservés indéfiniment , sont importants car :

ils constituent une preuve définitive des droits de propriété ;
elles peuvent être nécessaires même après des générations ;
ils sont indispensables en cas d’héritage ;
ils servent à démontrer l'origine légale des marchandises.

Les éléments suivants font exactement partie de cette catégorie :

actes et actes de vente immobilière;
plans cadastraux et documents d'urbanisme ;
successions et donations;
titres de propriété historiques.

Ils doivent ensuite être conservés pendant au moins 10 ans :

contrats de diverses natures tels que baux et contrats;
documents comptables et fiscaux;
relevés bancaires et polices d’assurance;
correspondance pour les relations juridiques.

Afin de préserver au mieux la documentation, il serait utile de :

créer des archives par ordre chronologique ;
conserver des copies papier et numériques ;
protéger les documents des événements atmosphériques et de la détérioration.