Viaggio nel centro visti più grande del mondo a Dubai

Ce ne accorgiamo raramente, perché il passaporto italiano consente di viaggiare in molte destinazioni del mondo senza preoccuparsi di richiedere un visto d’ingresso. Eppure il turismo, così come il mondo del lavoro, degli studi, dello sport e degli eventi, deve moltissimo all’iter burocratico che si cela dietro la raccolta e la verifica dei documenti necessari per ottenere il permesso di ingresso in un altro paese. Un processo che sempre più governi, incluso quello italiano, decidono di esternalizzare, con l’obiettivo di velocizzare le procedure e rispondere in modo più efficiente alla crescente domanda di viaggi internazionali.

Il centro visti più grande del mondo

A fine maggio, VFS Global ha inaugurato a Dubai il centro visti più grande del mondo. Capace di gestire circa 10mila domande al giorno grazie anche a tecnologie avanzate e all’intelligenza artificiale, collabora con 37 governi attraverso 200 sportelli di accettazione. È solo uno dei tanti centri che la società gestisce in 158 paesi del mondo: fondata nel 2001 dall’attuale ceo Zubin Karkaria, VFS Global è stata la prima a intuire un’occasione di business sviluppando un sistema innovativo e semplificato per la gestione delle pratiche di visto, alleggerendo così il carico di lavoro delle ambasciate.

A Dubai, una delle due sedi headquarter insieme a Zurigo, non ci sono code davanti agli sportelli: si prenota un appuntamento online scegliendo tra diversi livelli di servizio, economy, business, first, fino alla Platinum Lounge, dove si può ordinare un club sandwich o un tiramisù mentre il personale procede con la raccolta dei dati. Una volta approvato, decisione che spetta sempre e solo alle ambasciate, il visto può essere recapitato a casa o in ufficio grazie al servizio Visa at your Doorstep.

La gestione dei visti per l’Italia

Dal 2004, anno dell’apertura del primo Visa Application centre for Italy a Nuova Delhi, anche il governo italiano figura tra i clienti di VFS Global. Oggi l’azienda supporta le operazioni consolari italiane in 39 Paesi, in seguito all’aggiudicazione della relativa gara d’appalto. In concreto, VFS Global gestisce i compiti amministrativi connessi al rilascio dei visti: ottimizza i processi di richiesta, raccoglie e verifica la documentazione e la inoltra alle competenti autorità diplomatiche. Il personale consolare, così, può concentrarsi sulla parte più delicata: decidere se approvare o respingere le domande, siano esse relative a visti, passaporti o altri permessi.

“Noi ci occupiamo solo della raccolta e della verifica dei documenti richiesti da ogni governo ma non interveniamo in alcun modo nel processo decisionale - spiega Folco de Luca Gabrielli, ex ambasciatore d’Italia a Singapore e in Malesia e ora responsabile dell’account Italia presso VFS Global - Anzi, non sappiamo nemmeno quante delle domande inoltrate vengono poi approvate o respinte”. Quanto ai dati personali, che rappresentano il cuore della società, “non li conserviamo e non li cediamo a terze parti”.

I vantaggi dell’esternalizzazione sono diversi. Dalla possibilità di prenotare appuntamenti anche fuori dai canonici orari degli uffici pubblici, come il fine settimana, alla presenza di centri anche in città minori, che riduce la necessità di lunghi spostamenti verso le sedi consolari, solitamente presenti solo nelle città più grandi. Un altro fronte strategico è quello dei grandi eventi, che impongono di gestire rapidamente picchi nelle richieste di visto. Si va dalle prossime Olimpiadi invernali Milano - Cortina 2026 all’alta stagione turistica, fino a circostanze impreviste come il recente funerale di Papa Francesco a Roma. “In caso di un aumento improvviso del volume delle richieste, siamo in grado di reagire tempestivamente potenziando le risorse in tempi brevi per far fronte alla situazione”, assicura de Luca Gabrielli.

Servizi a costo zero e promozione turistica

Il tutto, a costo zero per i governi. L’esternalizzazione dell’iter di raccolta documentale non grava sulle finanze pubbliche, poiché è finanziata da tariffe di servizio stabilite nei contratti tra gli External Service Providers (ESP) e le missioni diplomatiche: in pratica, paga il cliente finale, non lo Stato. Inoltre, i centri visti sono anche una vetrina per il Paese che rappresentano, essendo il primo punto di contatto con i viaggiatori. In alcune sedi strategiche, come in Cina (primo Paese per richieste di visto verso l’Italia), vengono allestiti spazi dedicati alla promozione del Made in Italy: mostre permanenti, iniziative gastronomiche, eventi culturali, campagne marketing, workshop e roadshow B2B.

Il futuro? La gestione dei passaporti

La prossima frontiera potrebbe essere l’esternalizzazione del rilascio dei passaporti, alleggerendo code che, almeno in Italia, negli ultimi anni sono diventate sempre più lunghe. Al momento, il Regno Unito, i Paesi Bassi e la Lituania hanno affidato a VFS Global i servizi per il rilascio dei passaporti destinati ai cittadini residenti all'estero, mentre il Ghana ha affidato a VFS Global il progetto per i servizi di registrazione dei passaporti a livello nazionale. In futuro, la società potrebbe offrire “logistica, personale, software e tecnologia, garantendo un servizio complementare a quello delle ambasciate e lasciando ai cittadini la possibilità di scegliere dove fare la richiesta del passaporto”.