Elektronische facturatie: recente veranderingen brengen bedrijven in gevaar

Met de inwerkingtreding van Resolutie 000202 van 2025 werd de digitale transformatie van het Colombiaanse belastingstelsel versneld door de implementatie van een nieuwe, uniforme database waarin informatie over belastingbetalers en kopers is gecentraliseerd. Dit is echter een technische sprong voorwaarts voor het land, waarop veel belanghebbenden niet voorbereid zijn en het risico lopen achter te blijven.

Door de opmars van de regelgeving worden veel bedrijven geconfronteerd met een nieuw dilemma : hoe kunnen ze hun systemen en werkteams aanpassen aan een context waarin niet iedereen over dezelfde middelen, tijd en technische kennis beschikt, de tijd dringt en de controles van de belastingdienst gepaard gaan met eisen en sancties.

Lees ook: Volksconsultatie 2.0: Nieuwe gezondheidsvragen in de tekst worden in twijfel getrokken

De nieuwe verordening bepaalt dat bij het uitgeven van gelijkwaardige elektronische documenten de gegevens van de koper online gevalideerd moeten worden via een verbinding tussen de DIAN en erkende technologieproviders. Dit creëert een behoefte die, hoewel nuttig voor het stroomlijnen van het belastingsysteem, een fundamentele verandering in de bedrijfsvoering van duizenden organisaties vertegenwoordigt.

Volgens Sovos Saphety, een bedrijf dat gespecialiseerd is in elektronische facturering, concentreren de grootste uitdagingen zich op drie gebieden: systeemcompatibiliteit, de risico's van automatische validatie en het ontbreken van duidelijke technische richtlijnen; Er wordt gewaarschuwd dat de impact niet overal gelijk is en vooral het midden- en kleinbedrijf (MKB) treft.

"Hoewel sommige bedrijven al werken met robuuste automatiseringssystemen en ERP-platforms, vertrouwen andere, met name het mkb, nog steeds op handmatige processen die niet alleen tijdrovend zijn, maar ook de foutmarge vergroten. Sterker nog, ondanks het feit dat meer dan 1,3 miljoen bedrijven in Colombia al elektronische facturen kunnen versturen, blijft de technologische kloof het tempo van de overgang bepalen", aldus een recent rapport over dit onderwerp.

In dit verband legt Oscar Mauricio Moreno, CEO van F&M Technology – E-Bill, uit dat “toegang tot technologie cruciaal is voor bedrijven om af te stappen van handmatige processen die tijd en middelen kosten.” Hij erkent echter dat veel MKB-bedrijven niet beschikken over de infrastructuur en het getrainde personeel om automatiseringsoplossingen te implementeren waarmee ze volledig kunnen voldoen aan de nieuwe DIAN-vereisten.

U bent wellicht ook geïnteresseerd in: Wie was William Vélez Sierra en wat was zijn rol in het bedrijfsleven van het land?

Sterke druk

Deze operationele achterstand creëert extra druk op interne teams, met name op gebieden zoals boekhouding, financiën en facturering. Naast het correct uitgeven van documenten, moeten ze er ook voor zorgen dat alle informatie wordt gevalideerd aan de hand van een centrale, foutloze database. Als de gegevens niet overeenkomen met de officiële gegevens, worden ze automatisch door het systeem afgewezen.

Hierbij moet worden opgemerkt dat grote bedrijven deze uitdaging het hoofd kunnen bieden door de ondersteuning van geïntegreerde platformen die automatische validatie, boekhouding en afstemming van elektronische facturen mogelijk maken. Voor het MKB is het scenario echter minder rooskleurig, aangezien zij voor de dubbele opdracht staan ​​om hun technologie aan te passen en hun personeel te trainen in nieuwe procedures, zonder dat dit ten koste gaat van hun dagelijkse werkzaamheden.

Overig nieuws: Dit is het document van de volksraadpleging 2.0, ingediend door de Rijksoverheid

Karoll Cuadros, e-commercemanager bij Sovos Saphety, beaamt dat succes afhangt van het vermogen van bedrijven om technologie technisch te interpreteren en uit te voeren. Hij beweert dat een van de grootste huidige risico's het gebrek aan duidelijkheid in de DIAN-richtlijnen is. "Hoewel de resolutie een aantal parameters vastlegt, beschikken veel bedrijven nog steeds niet over duidelijke richtlijnen over de vereiste velden, het formaat en de volgorde van de gegevens die ze moeten rapporteren."

Deze expert stelt ook dat "ondanks de moeilijkheden het nieuwe systeem onmiskenbare voordelen biedt, zoals de vermindering van de vereiste gegevens, aangezien alleen het identificatietype en -nummer van de koper en een optioneel e-mailadres nodig zijn. Het vereenvoudigt het proces en versterkt de bescherming van persoonsgegevens, in overeenstemming met Wet 1581 van 2012. Op de lange termijn belooft automatisering menselijke fouten te verminderen, de belastingnauwkeurigheid te verbeteren, kosten te verlagen en de cashflow te stroomlijnen."

Zowel Cuadros als Moreno waarschuwen echter dat deze voordelen alleen kunnen worden gerealiseerd als bedrijven nauwgezet werk verrichten op vier cruciale fronten, waaronder het beoordelen van hun datastructuur met hun technologieleverancier om te garanderen dat deze voldoet aan de DIAN-vereisten.

"Ten tweede, pas de interne systemen aan en voer validatietests uit vóór de formele lancering. Ten derde, train het betrokken personeel zodat ze de nieuwe tools correct kunnen bedienen. En ten vierde, stel monitoring- en controlemechanismen in om fouten te corrigeren voordat ze tot sancties leiden", aldus Óscar Mauricio Moreno.

Zie ook: Eigenaar van Banco Caja Social formaliseert overname van 51% van Banco W

F&M Technology – E-Bill benadrukt dat technologische partners een cruciale rol spelen in deze transitie, omdat "het niet alleen gaat om het aanpassen van systemen, maar ook om het vertalen van technische vereisten in concrete acties die het concurrentievermogen van bedrijven verbeteren." Zij benadrukken dat veel bedrijven moeten investeren in oplossingen op basis van kunstmatige intelligentie en automatisering. Deze maken de integratie van elektronische facturering met betalingsplatformen en ERP-systemen mogelijk en zorgen voor een grotere efficiëntie.

Beide bronnen benadrukten dan ook dat resolutie 000202 geen eenvoudige administratieve wijziging is, maar eerder een structurele verandering inhoudt van de manier waarop Colombiaanse bedrijven omgaan met het belastingstelsel en dat het voor sommigen een kans op transformatie zal zijn; Voor anderen is het een operationele last die investering, vastberadenheid en snelheid vereist, en die duidelijk maakt dat niemand het zich kan veroorloven om achter te blijven.

"De impact van de implementatie van e-facturering biedt ook aanzienlijke kansen", benadrukt Moreno, die uitlegt dat "voor een succesvolle implementatie het essentieel is dat bedrijven, met name het MKB, toegang hebben tot geschikte technologische oplossingen en getraind zijn in het gebruik ervan."

Bij dit alles staat niet alleen de naleving van een norm op het spel, maar ook het vermogen van organisaties om zich aan te passen aan een nieuwe operationele logica die is gebaseerd op technologie, nauwkeurigheid en real-timevalidatie. Nu elektronische facturering in Colombia een nieuw stadium is ingegaan, moeten bedrijven beslissen of ze deze verandering zien als een obstakel of als een katalysator voor efficiëntie en evolutie.