Nota fiscal eletrônica: mudanças recentes colocam empresas em risco

Com a entrada em vigor da Resolução 000202 de 2025, a transformação digital do sistema tributário colombiano foi acelerada por meio da implementação de um novo banco de dados unificado que centraliza informações sobre contribuintes e compradores. No entanto, isso representa um salto técnico para o país, para o qual muitas partes interessadas não estão preparadas e correm o risco de ficar para trás.

Por trás do avanço regulatório, muitas empresas enfrentam um novo dilema : como adaptar seus sistemas e equipes de trabalho em um contexto onde recursos, tempo e conhecimento técnico não são iguais para todos, já que o tempo está se esgotando e os controles da autoridade tributária são acompanhados de exigências e sanções.

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A nova regulamentação estabelece que, na emissão de documentos eletrônicos equivalentes, as informações do comprador devem ser validadas online por meio de conexão entre a DIAN e os provedores de tecnologia autorizados. Isso cria uma exigência que, embora útil para otimizar o ecossistema tributário, representa uma mudança fundamental nas operações de milhares de organizações.

Segundo a Sovos Saphety, empresa especializada em nota fiscal eletrônica, os maiores desafios se concentram em três áreas, começando pela compatibilidade dos sistemas, os riscos da validação automática e a falta de diretrizes técnicas claras; Ao mesmo tempo em que alerta que o impacto não é uniforme e recai mais fortemente sobre as pequenas e médias empresas (PMEs).

"Enquanto algumas empresas já operam com sistemas de automação robustos e plataformas de ERP, outras, especialmente PMEs, ainda dependem de processos manuais que não só consomem tempo, mas também aumentam a margem de erro. De fato, apesar de mais de 1,3 milhão de empresas já estarem habilitadas a emitir notas fiscais eletrônicas na Colômbia, a lacuna tecnológica continua a ditar o ritmo da transição", afirma um relatório recente sobre esse alerta.

Nesse sentido, Oscar Mauricio Moreno, CEO da F&M Technology – E-Bill, explica que “o acesso à tecnologia é crucial para que as empresas consigam se afastar de processos manuais que consomem tempo e recursos”. No entanto, ele reconhece que muitas PMEs não têm a infraestrutura nem o pessoal treinado para adotar soluções de automação que lhes permitam cumprir totalmente com os novos requisitos da DIAN.

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Fortes pressões

Esse acúmulo operacional cria pressão adicional para equipes internas, especialmente em áreas como contabilidade, tesouraria e faturamento. Agora, além de emitir documentos corretamente, eles devem garantir que todas as informações sejam validadas em um banco de dados centralizado e livre de erros. Se os dados não corresponderem aos registros oficiais, o sistema os rejeitará automaticamente.

Cabe destacar aqui que, para grandes empresas, esse desafio é enfrentado com o suporte de plataformas integradas que permitem validação, contabilização e conciliação automatizadas de notas fiscais eletrônicas. No entanto, para as PMEs, o cenário é mais adverso, visto que elas enfrentam a dupla tarefa de adaptar sua tecnologia e treinar seus funcionários em novos procedimentos sem abrir mão das operações diárias.

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Karoll Cuadros, gerente de e-commerce da Sovos Saphety, concorda que o sucesso dependerá da capacidade das empresas de interpretar e executar tecnicamente. Ele afirma que um dos maiores riscos atuais é a falta de clareza nas diretrizes da DIAN, pois "embora a resolução estabeleça alguns parâmetros, muitas empresas ainda não têm orientações claras sobre os campos obrigatórios, o formato e a sequência dos dados que devem reportar".

Este especialista também sustenta que "apesar das dificuldades , o novo sistema apresenta vantagens inegáveis, como a redução de dados obrigatórios, já que são exigidos apenas o tipo e o número de identificação do comprador e um endereço de e-mail opcional. Simplifica o processo e reforça a proteção de dados pessoais, em conformidade com a Lei 1581 de 2012. A longo prazo, a automação promete reduzir erros humanos, melhorar a precisão tributária, reduzir custos e otimizar o fluxo de caixa."

No entanto, como Cuadros e Moreno alertam, esses benefícios só serão alcançados se as empresas realizarem um trabalho meticuloso em quatro frentes críticas, incluindo a revisão de sua estrutura de dados com seu fornecedor de tecnologia para garantir o alinhamento com os requisitos da DIAN.

“Em segundo lugar, ajustar os sistemas internos e realizar testes de validação antes do lançamento formal. Em terceiro lugar, treinar o pessoal envolvido para que possa operar adequadamente as novas ferramentas. E em quarto lugar, estabelecer mecanismos de monitoramento e controle para corrigir erros antes que eles levem a sanções”, disse Óscar Mauricio Moreno.

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F&M Technology – E-Bill destaca que os parceiros tecnológicos desempenham um papel crucial nessa transição, já que “não se trata apenas de adaptar sistemas, mas também de traduzir requisitos técnicos em ações concretas que melhorem a competitividade dos negócios”. Eles ressaltam que muitas empresas devem investir em soluções baseadas em inteligência artificial e automação, que permitam a integração da nota fiscal eletrônica com plataformas de pagamento e sistemas ERP, gerando maior eficiência.

Assim, ambas as fontes enfatizaram que a Resolução 000202 não é uma simples modificação administrativa, mas representa uma mudança estrutural na forma como as empresas colombianas interagem com o sistema tributário e, para algumas, será uma oportunidade de transformação; Para outros, é um fardo operacional que exige investimento, determinação e rapidez, deixando claro que ninguém pode ficar para trás.

“O impacto da implementação da fatura eletrónica também apresenta oportunidades significativas”, insiste Moreno, explicando que “para uma implementação bem-sucedida, é essencial que as empresas, especialmente as PME, tenham acesso a soluções tecnológicas adequadas e sejam formadas na sua utilização”.

Em tudo isso, o que está em jogo não é apenas a conformidade com um padrão, mas também a capacidade das organizações de se adaptarem a uma nova lógica operacional baseada em tecnologia, precisão e validação em tempo real. À medida que a fatura eletrônica na Colômbia entra em uma nova fase, as empresas terão que decidir se encaram a mudança como um obstáculo ou como um catalisador para eficiência e evolução.