Estar "ocupado" não ajuda você a ser produtivo — 5 dicas para se tornar realmente eficiente no trabalho

Em 2019, quando entrei para a minha corretora, meu corretor-gerente compartilhou comigo a filosofia de ser produtivo, não ocupado . Achei esse conselho incrível e ele ficou comigo.

Sempre que alguém me pergunta se estou ocupado, eu digo: "Não! Estou produtivo."

Ser "produtivo" tem uma conotação positiva. Significa trabalhar de forma mais inteligente e estimula a mente a realizar tarefas.

Ao longo dos anos, explorei maneiras de aumentar a produtividade. Neste artigo, compartilharei cinco dicas práticas para deixar de ser apenas uma pessoa ocupada e se tornar genuinamente produtiva no trabalho.

1. Anote e organize suas tarefas

Começo quase todos os dias com uma lista de tarefas . Anoto as tarefas que quero realizar naquele dia e tenho o prazer de riscá-las da minha lista. Ao pensar na ordem de conclusão das tarefas, faço isso de várias maneiras.

Primeiro, priorizo ​​as tarefas específicas para os prazos prometidos. Se informei um cliente ou colega de trabalho que concluiria uma tarefa em um prazo específico, garanto que o farei. Priorizo ​​essas tarefas prometidas primeiro.

Depois de terminar tarefas com prazos, dou uma olhada nas restantes e elimino as que são rápidas primeiro. Isso ajuda a limpar minha lista e a fazer as coisas andarem — especialmente se alguém estiver me esperando antes de poder continuar.

Depois que os itens menores são resolvidos, eu encaro os maiores, mas com o tempo em mente. Por exemplo, pesquisas ou propostas não devem ter prioridade durante os horários de pico, quando o contato direto é mais valioso.

2. Aprenda quando dizer não

A chave para ser produtivo — e não apenas ocupado — é aprender a dizer não. Para mim, isso levou anos, mas tudo mudou quando comecei a criar planos de negócios anuais. Ao definir claramente o tipo de trabalho em que quero me concentrar, consigo ver rapidamente quando uma oportunidade não me agrada.

Quando isso acontece, recuso educadamente , às vezes conectando a pessoa a alguém mais adequado. Algumas pessoas temem que dizer não lhes custe oportunidades futuras. Eu discordo. Agradeço por pensarem em mim, explico meu foco e sigo em frente. Sempre haverá oportunidades para pessoas trabalhadoras e bem informadas — portanto, aprender a dizer não é essencial.

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3. Seja específico e conheça seu plano de negócios

Como mencionei acima, é importante ter um plano de negócios para que você saiba quando dizer não.

Ao formular seu plano de negócios, pense em substituir atividades por resultados. Por exemplo, você não quer incluir em seu plano apenas dois eventos de networking por mês. Ter um número é bom, mas você precisa ser específico sobre que tipo de eventos de networking participará, o que você deseja alcançar com eles e como alcançá-los. Sem detalhamento e especificidade em relação aos seus objetivos, eles são muito mais difíceis de alcançar.

Recomendo fortemente o uso de um software de gestão de relacionamento com clientes. Se você passa a maior parte do dia tentando rastrear anotações antigas e números de telefone que você já teve, estará "ocupado", mas não produtivo.

Ao usar um CRM , você poderá acessar rapidamente suas anotações e informações de contato. Há uma infinidade de CRMs disponíveis, alguns específicos para diferentes áreas. Recomendo pesquisar bastante antes de se comprometer, e não se comprometa a menos que tenha um teste gratuito.

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5. Planeje com inteligência

O que quero dizer com planejamento inteligente é pensar com antecedência no seu planejamento. Agrupe o máximo de reuniões possível, com base em horários e geografias específicas. Pense em aspectos como o trânsito e tente estar na estrada quando o trânsito estiver mais tranquilo.

Além disso, planeje tarefas exigentes durante seu pico de alerta, enquanto tarefas repetitivas podem ser terceirizadas ou trabalhadas fora do horário comercial. Além disso, não tenha medo de replanejar. Sempre verifique sua agenda pelo menos na noite anterior e, se sentir que precisa reorganizar itens para ser produtivo, faça isso.

Destacar-se não é difícil — apenas exige um esforço extra. Quando você tem objetivos claros, é específico sobre o que quer alcançar e se concentra nos passos necessários para chegar lá, a produtividade vem em seguida.

Estar ocupado pode parecer impressionante, mas o verdadeiro sucesso vem da intencionalidade. Anote e organize suas tarefas, aprenda a dizer não e siga um plano de negócios sólido. Lembre-se de que um CRM pode ser seu melhor amigo e, no fim das contas, sempre olhe para o futuro para planejar com inteligência.

Todos se sentem pressionados pelo tempo, mas a verdadeira vantagem vem do foco, não de fazer mais. Não seja a pessoa "objeto brilhante" que fica pulando de tarefa em tarefa. Em vez disso, analise profundamente como você usa seu tempo e busque ser produtivo — não apenas ocupado.