Yönetilmeyen iş seyahatlerinin şirketime maliyeti nedir?

Yönetilmeyen iş seyahatleri – çalışanların onaylı bir süreç veya seyahat yönetim ortağı dışında seyahat rezervasyonu yapması, şirketinizin seyahat bütçesini sessizce aşındırabilir. Bu gizli maliyetler, politika dışı rezervasyonlar, veri görünürlüğünün eksikliği ve kaçırılan tasarruf fırsatları nedeniyle birikir.

Corporate Travel Management (CTM) olarak, işletmelerin bu maliyetleri ortaya çıkarmalarına ve verimliliği, tasarrufu ve yolcu memnuniyetini en üst düzeye çıkaran yönetilen seyahat programları tasarlamalarına yardımcı oluyoruz.

Yönetilmeyen iş seyahati nedir?

Yönetilmeyen iş seyahati, çalışanların seyahatlerini bir Seyahat Yönetim Şirketi (TMC) veya kurumsal rezervasyon aracı yerine tüketici web siteleri veya doğrudan tedarikçi kanalları aracılığıyla bağımsız olarak rezerve etmesi durumunda ortaya çıkar.

Bu yaklaşım kullanışlı görünebilir ancak genellikle şu sonuçlara yol açar:

• pazarlık edilen indirimlerin eksikliği nedeniyle daha yüksek ücretler ve otel ücretleri
• seçenekleri arayıp karşılaştırarak boşa harcanan zaman
• harcama ve seyahat aktivitesine ilişkin sınırlı görünürlük
• artan risk ve daha zayıf özen yükümlülüğü.

Zamanla, yönetilmeyen seyahatler, yapılandırılmış ve yönetilen bir seyahat programından önemli ölçüde daha pahalıya mal olabilir.

İş seyahati rezervasyonu yapmak neden her zaman kolay olmuyor?

Çalışanlarınız her hafta seyahat rezervasyonu yapmak için ne kadar zaman harcıyor?

Bir seyahat planı kesinleştirilmeden önce, başlangıçta fiyat ve müsaitlik araştırması, alternatif seyahat günleri değerlendirmesi ve ardından birden fazla tedarikçi arasında fiyat karşılaştırması yapılır. Sektör bilgisi ayrıca, çoğu seyahat rezervasyon uzmanının genellikle başka idari işlerle de ilgilendiğini ve bu durumun diğer önemli görevlerinden zaman çalarak verimliliklerini olumsuz etkilediğini göstermektedir. Bu nedenle, rezervasyon yapmanın önemli bir dolaylı maliyeti, saat başına düşen çalışan maliyetidir.

Bir TMC ve Lightning gibi bir çevrimiçi rezervasyon aracının tanıtılması, çalışanlarınızın rezervasyon süresini yarım saatten doksan saniyenin altına düşürebilir ve rezervasyon maliyetini önemli ölçüde azaltabilir.

En iyi değeri aldığınızdan nasıl emin olabilirsiniz?

Yönetilen bir seyahat programı olmadan, işletmeler tüketici sitelerine veya doğrudan tedarikçi rezervasyonlarına güvenir ve bu da genellikle kurumsal fiyatlardan, katma değerlerden ve politika uyumluluğundan mahrum kalmalarına neden olur.

CTM gibi bir TMC ile çalışmak size şunlara erişim sağlar:

• CTM'nin satın alma gücü sayesinde küresel otel ve uçak biletleri müzakere edildi
• doğrudan tedarikçi ortaklıkları ve özel kurumsal indirimler
• tercih edilen oranlara çevrimiçi ve çevrimdışı merkezi erişim
• Devam eden tasarrufları optimize etmek için stratejik hesap yönetimi.

Çalışanların seyahat rezervasyonlarını bir TMC aracılığıyla yapmasını gerektiren bir seyahat politikası, tasarruf, verimlilik, özen yükümlülüğü ve daha iyi bir rezervasyon deneyimi sağlamaya yardımcı olur.

İşletmenizin TMC tarafından yönetilen bir seyahat programına yatırdığı her dolar için, müzakere edilmiş tedarikçi fiyatları ve uygulanabilir politika kontrolleri sayesinde maliyet tasarrufunda olumlu bir getiri göreceksiniz. Seyahatinizi rezerve etmek ve yönetmek için tasarruf ettiğinizden daha fazla ödeme yapıyorsanız, deneyimli bir TMC ile görüşmenin zamanı gelmiş olabilir.

Seyahat teknolojisi iş seyahatlerinin gizli maliyetlerini nasıl azaltabilir?

Teknoloji, her türlü seyahat programında tasarruf ve verimliliğin kritik bir itici gücüdür. Yönetilmeyen seyahatlerde, maliyetleri kontrol altında tutmak için gereken görünürlük ve onay kontrolleri genellikle eksiktir.

Modern seyahat platformları şunları sağlamalıdır:

• otomatik politika ve onay iş akışları
• uçuş ve otel içeriğine 7/24 gerçek zamanlı erişim
• yerleşik özen yükümlülüğü ve seyahat izleme özellikleri
• farklı cihazlarda sorunsuz rezervasyon deneyimleri.

Seyahat edenleriniz ve rezervasyon yapanlarınız için olumlu bir son kullanıcı deneyimi yaratan sezgisel seyahat teknolojisi araçları, bütçe dostu bir seyahat politikası geliştirirken önemli bir husustur. Dahili bir onay sistemi olmadan, çalışanlarına doğrudan iş seyahati rezervasyonu yapma olanağı tanıyan işletmeler, politika dışı rezervasyon maliyetlerine önemli ölçüde maruz kalabilirler.

Lightning ve CTM Mobile gibi 7/24 erişilebilirlik, yerleşik rezervasyon ve politika kontrolleri ve onay sistemleri sunan teknoloji ve kullanıcı dostu çevrimiçi rezervasyon araçları, işletmenize yılda binlerce dolar tasarruf sağlayabilir.

Seyahat programınızın harcama verilerine kolayca erişebiliyor musunuz? Bu bilgileri seyahat politikası stratejilerinizde kullanmıyorsanız, genel program hedeflerine ulaşma, sürekli bilgi sızıntısı, zayıf program görünürlüğü ve artan maliyet riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz. Ayrıca, sık sık güncellenen bilet öncesi verilere erişim, politika ihlallerini gerçekleşmeden önce tespit edip müdahale etmenizi sağlayarak harcamaları azaltmanıza ve politika uyumluluğunu iyileştirmenize yardımcı olur.

CTM Data Hub gibi veri analiz araçları tüm bunları, kurumsal seyahat programınızın performansının kolay anlaşılır görsel bir sunumuyla birlikte sunar.

Seyahat yönetim şirketi tasarruf sağlamanıza nasıl yardımcı olur?

Bir TMC ile ortaklık kurmak, yalnızca rezervasyon desteği sağlamakla kalmaz, aynı zamanda seyahat harcamalarınızın ve politika uyumluluğunuzun stratejik denetimini de sağlar.

Bir TMC işletmenizin şunları yapmasına yardımcı olur:

• rezervasyon sürecini kolaylaştırın ve onayları otomatikleştirin
• rekabetçi tedarikçi oranları ve sözleşmeleri müzakere etmek
• geniş bir seyahat içeriği yelpazesine erişin
• entegre teknoloji ve raporlama araçlarına erişim
• Özel hesap yöneticilerinden proaktif tavsiyeler alın.

CTM uzmanları, ölçeklenebilir, sürdürülebilir ve ölçülebilir yatırım getirisi sağlayacak şekilde tasarlanmış bir seyahat programı oluşturmak için işletmenizle birlikte çalışır; böylece hem zamandan hem de paradan tasarruf sağlar.