Prenotazioni aperte vs. viaggi gestiti: cosa dovrebbero sapere i responsabili dei viaggi aziendali

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L'incertezza economica sta sconvolgendo i mercati finanziari, generando previsioni poco chiare sui viaggi di piacere per il resto del 2025. Nel frattempo, le prospettive per i viaggi d'affari rimangono moderatamente ottimistiche.

Secondo un sondaggio GBTA del 2025, il 71% degli acquirenti di viaggi ha dichiarato che le prenotazioni di viaggi d'affari della propria azienda sono aumentate lo scorso anno. Inoltre, quasi la metà (48%) ha affermato che la propria azienda effettuerà più viaggi d'affari quest'anno rispetto all'anno scorso, rispetto a solo il 12% che ritiene che la propria azienda effettuerà meno viaggi.

In un contesto di fluidità nell'ambiente aziendale più ampio, gli acquirenti di viaggi aziendali e i responsabili finanziari sono sotto pressione per adottare politiche ponderate e intenzionali che riducano al minimo i costi, massimizzino la flessibilità e ottimizzino il ruolo dei viaggi di lavoro nel promuovere la crescita aziendale.

Questo articolo esplora le differenze tra prenotazioni aperte e viaggi gestiti per aiutare le aziende a comprendere i modi migliori per offrire prezzi ottimali, supporto ai dipendenti, spese tempestive e reporting automatizzato.

Non tutte le strategie di prenotazione dei viaggi aziendali sono uguali. E questa è una buona cosa. La prenotazione dei viaggi richiede un delicato equilibrio per le aziende di tutte le dimensioni, e può variare da reparto a reparto e persino da viaggio a viaggio.

Le pressioni sul panorama dei viaggi aziendali hanno "aggiunto nuovi livelli di complessità", ha affermato Dan Skaggs, Chief Product Officer di TravelBank. "Le aspettative dei dipendenti stanno diventando più esigenti e ora sono disponibili più opzioni self-service. Pertanto, è essenziale che i responsabili dei settori travel e finance rivedano i propri programmi per garantire che strumenti, policy e piattaforme siano moderni, flessibili e allineati alle esigenze della forza lavoro odierna".

Molte organizzazioni, in particolare le piccole e medie imprese con risorse limitate, preferiscono un modello di prenotazione aperto, che consente ai dipendenti di scegliere i voli e gli alloggi che preferiscono.

I dipendenti tendono ad apprezzare questi programmi perché "potrebbero non essere tenuti a ottenere approvazioni pre-viaggio o a essere limitati da fornitori pre-approvati", ha affermato Skaggs. "Alcuni dipendenti apprezzano le prenotazioni aperte, poiché possono selezionare le sistemazioni in base al comfort, alla praticità e ai programmi fedeltà personali". E in alcuni casi, i dipendenti potrebbero trovare tariffe base inferiori a quelle disponibili tramite i programmi gestiti tradizionali.

Sebbene possa soddisfare le preferenze di alcuni dipendenti e alleggerire gli oneri amministrativi in ​​fase di front-end, un modello di prenotazione aperto e non gestito non è sempre la soluzione migliore dal punto di vista aziendale. Sebbene la prenotazione aperta possa offrire maggiore flessibilità, presenta anche diverse sfide per i team di gestione e finanza:

• Il monitoraggio e la riconciliazione delle spese diventano più complessi quando le prenotazioni vengono effettuate al di fuori di un sistema centralizzato, il che può generare frustrazione sia per i viaggiatori d'affari che per gli amministratori.

• Quando i dipendenti prenotano con fornitori non approvati, superano i limiti di budget o ignorano le linee guida aziendali in materia di viaggi, le aziende potrebbero essere maggiormente a rischio di inosservanza delle policy.

• Le prenotazioni aperte spesso sacrificano le tariffe scontate che le piattaforme di viaggio gestite si assicurano sfruttando volumi maggiori di spesa per i viaggi, con la conseguente perdita di opportunità di risparmio sui costi.

• Quando i piani di viaggio cambiano o i voli (inevitabilmente!) subiscono ritardi, i dipendenti devono risolvere autonomamente i problemi.

Rispetto alle politiche di prenotazione aperte, i programmi di viaggio gestiti offrono una serie di vantaggi che semplificano e migliorano l'esperienza di viaggio dei dipendenti, riducendo al contempo i costi, aumentando la scala e fornendo maggiore controllo delle politiche e servizi ai dipendenti.

Le piattaforme di viaggio gestite stanno introducendo strumenti di prenotazione più intelligenti, consigli personalizzati, assistenti di prenotazione conversazionali, itinerari automatizzati e monitoraggio delle spese in tempo reale, tutti elementi che semplificano l'esperienza di viaggio per dipendenti e amministratori.

Inoltre, alcune piattaforme combinano la gestione di viaggi, spese e carte di credito in un sistema completo e facile da usare. I dipendenti possono utilizzare una carta aziendale centralizzata per gestire le prenotazioni e semplificare i pagamenti. E alcune piattaforme premiano persino i dipendenti per le prenotazioni al di sotto del budget.

Grazie ai sistemi automatizzati, i viaggiatori non devono più inviare manualmente le note spese. Possono ridurre al minimo i costi diretti e ottenere rimborsi più rapidamente.

Questa soluzione comporta anche dei risparmi sui costi da parte dell'azienda.

Le piattaforme gestite possono guidare i viaggiatori nella prenotazione nel rispetto delle policy di viaggio e automatizzare i requisiti di approvazione per le richieste fuori policy. Quando i piani di viaggio devono essere riassegnati, è molto più facile annullare, modificare o trasferire le prenotazioni senza perdere traccia di costi o responsabilità. Inoltre, "una piattaforma di viaggio gestita aiuta a ridurre il rischio di frode automatizzando e verificando le richieste di rimborso spese prima che vengano rimborsate", ha affermato Skaggs.

Grazie all'implementazione di una piattaforma in grado di integrare nuove tecnologie, strumenti e servizi, le aziende possono esternalizzare la sfida sempre crescente di comprendere gli ultimi progressi del settore, potendo così concentrarsi su ciò che conta davvero: la salute finanziaria e il benessere dei dipendenti.

Ciò è particolarmente vero se hanno integrato una piattaforma completa per la gestione di viaggi, carte di credito e note spese, che semplifica i processi e aumenta la visibilità sulle operazioni finanziarie dell'azienda. Una piattaforma di questo tipo consente inoltre l'accesso a tariffe negoziate e sconti di gruppo, tipicamente riservati alle grandi aziende. I team finanziari beneficiano di informazioni in tempo reale sui modelli di spesa, consentendo previsioni più accurate e un'ottimizzazione del budget.

"Con la crescita dell'azienda, la piattaforma si adatta di pari passo, eliminando la necessità di costose revisioni del sistema", ha affermato Skaggs. "Concentrando maggiormente la spesa sulle carte aziendali e riducendo le perdite, le aziende possono anche migliorare il capitale circolante e beneficiare di incentivi finanziari come sconti e programmi premio. Queste efficienze possono avere un impatto significativo sul flusso di cassa e sulla salute finanziaria a lungo termine".

C'è anche la questione del dovere di diligenza dei viaggiatori e della gestione dei rischi di viaggio (TRM).

"Una politica di prenotazione libera e aperta limita la visibilità e il controllo di un'azienda in termini di dovere di diligenza", ha affermato Skaggs. "Senza un monitoraggio centralizzato, diventa difficile localizzare i dipendenti o fornire supporto tempestivo in caso di interruzioni o emergenze. Inoltre, senza un supporto dedicato, cancellazioni dell'ultimo minuto o problemi logistici potrebbero rimanere irrisolti".

Tuttavia, grazie alle piattaforme di viaggio gestite, le informazioni sull'itinerario e il monitoraggio della posizione in tempo reale consentono alle aziende di identificare e assistere rapidamente i viaggiatori. Inoltre, gli agenti professionisti sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per fornire supporto in caso di ritardi, cancellazioni o emergenze, il che significa che un dipendente aziendale non è costantemente reperibile per gestire problemi a cui potrebbe non sapere come rispondere.

In definitiva, ha affermato Skaggs, la gestione dei viaggi è una soluzione vincente per le piccole e medie imprese. Centralizza le funzioni per ridurre i costi amministrativi, semplificare la gestione dei viaggi e minimizzare le inefficienze derivanti dalla gestione di più sistemi, il tutto rendendo i viaggi più facili e meno stressanti per i dipendenti.

Ti stai chiedendo come i CFO stanno rispondendo alle tendenze di viaggio e spese? TravelBank ha analizzato centinaia di migliaia di note spese e prenotazioni, ha individuato tre importanti cambiamenti nelle tendenze di viaggio e spese nel 2025 e ha chiesto ai CFO di intervenire .

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