Reservas abertas vs. viagens gerenciadas: o que os líderes de viagens corporativas devem saber

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A incerteza econômica está agitando os mercados financeiros, gerando previsões confusas sobre viagens de lazer para o restante de 2025. Enquanto isso, a perspectiva para viagens corporativas permanece cautelosamente otimista.

De acordo com uma pesquisa da GBTA de 2025, 71% dos compradores de viagens afirmaram que as reservas de viagens corporativas de suas empresas aumentaram no ano passado. Além disso, quase metade (48%) afirmou que sua empresa fará mais viagens corporativas este ano do que no ano passado, em comparação com apenas 12% que acreditam que sua empresa fará menos viagens.

Em meio à fluidez no ambiente de negócios mais amplo, os compradores de viagens corporativas e os líderes financeiros estão sob pressão para incorporar políticas bem pensadas e intencionais que minimizem os custos, maximizem a flexibilidade e otimizem o papel das viagens de negócios no crescimento da empresa.

Este artigo explora as diferenças entre reservas abertas e viagens gerenciadas para ajudar as empresas a entender as melhores maneiras de fornecer preços ideais, suporte aos funcionários, despesas pontuais e relatórios automatizados.

Nem todas as estratégias de reserva de viagens corporativas são criadas da mesma forma. E isso é bom. Reservar viagens exige um equilíbrio delicado para empresas de todos os tamanhos, e pode variar de departamento para departamento e até mesmo de viagem para viagem.

As pressões sobre o cenário de viagens corporativas "adicionaram novas camadas de complexidade", disse Dan Skaggs, diretor de produtos do TravelBank. "As expectativas dos funcionários estão se tornando mais exigentes e agora há mais opções de autoatendimento disponíveis. Portanto, é essencial que os líderes de viagens e finanças revisem seus programas para garantir que suas ferramentas, políticas e plataformas sejam modernas, flexíveis e alinhadas às necessidades da força de trabalho atual."

Muitas organizações, especialmente pequenas e médias empresas com recursos limitados, preferem um modelo de reserva aberta, que permite que os funcionários escolham os voos e acomodações que preferirem.

Os funcionários tendem a gostar desses programas porque "podem não precisar obter aprovações prévias à viagem nem ser limitados por fornecedores pré-aprovados", disse Skaggs. "Alguns funcionários gostam de reservas abertas, pois podem selecionar acomodações com base em conforto, conveniência e programas de fidelidade personalizados." E, em alguns casos, os funcionários podem encontrar tarifas base mais baixas do que as disponíveis em programas gerenciados tradicionais.

Embora possa satisfazer algumas preferências dos funcionários e aliviar a carga administrativa inicial, um modelo de reserva aberta e não gerenciado nem sempre é a melhor solução do ponto de vista empresarial. Embora a reserva aberta possa oferecer maior flexibilidade, também apresenta vários desafios para as equipes de gestão e finanças:

• O rastreamento e a conciliação de despesas se tornam mais complexos quando as reservas são feitas fora de um sistema centralizado, o que pode causar frustração tanto para viajantes corporativos quanto para administradores.

• Quando os funcionários fazem reservas com fornecedores não aprovados, excedem os limites de orçamento ou ignoram as diretrizes de viagens da empresa, as empresas podem correr um risco maior de não conformidade com as políticas.

• As reservas abertas muitas vezes sacrificam tarifas com desconto que as plataformas de viagens gerenciadas garantem ao alavancar volumes maiores de gastos com viagens, resultando, em última análise, na perda de oportunidades de economia de custos.

• Quando os planos de viagem mudam ou os voos (inevitavelmente!) sofrem atrasos, os funcionários precisam solucionar os problemas por conta própria.

Quando comparados com políticas de reserva aberta, os programas de viagens gerenciadas oferecem uma variedade de benefícios que simplificam e aprimoram a experiência de viagem dos funcionários, ao mesmo tempo em que reduzem custos, aumentam a escala e fornecem mais supervisão de políticas e serviços aos funcionários.

Plataformas de viagens gerenciadas estão introduzindo ferramentas de reserva mais inteligentes, recomendações personalizadas, assistentes de reserva conversacionais, itinerários automatizados e rastreamento de despesas em tempo real, tudo isso simplificando a experiência de viagem para funcionários e administradores.

Além disso, algumas plataformas combinam viagens, despesas e gestão de cartões em um sistema completo e fácil de usar. Os funcionários podem usar um cartão corporativo centralizado para gerenciar reservas e simplificar pagamentos. E algumas plataformas até recompensam os funcionários por reservarem abaixo do orçamento.

Com sistemas automatizados, os viajantes não precisam mais enviar relatórios de despesas manualmente. Eles podem minimizar os custos diretos e receber o reembolso mais rapidamente.

Também há economia de custos do lado da empresa nesse arranjo.

Plataformas gerenciadas podem orientar os viajantes a reservar de acordo com a política de viagens e automatizar os requisitos de aprovação para solicitações fora da política. Quando os planos de viagem precisam ser reatribuídos, é muito mais fácil cancelar, modificar ou transferir reservas sem perder o controle de custos ou responsabilidades. Além disso, "uma plataforma gerenciada de viagens ajuda a reduzir o risco de fraude, automatizando e verificando as solicitações de reembolso de despesas antes que sejam reembolsadas", disse Skaggs.

Ao implementar uma plataforma destinada a incorporar novas tecnologias, ferramentas e serviços, as empresas podem terceirizar o desafio cada vez maior de entender os últimos avanços do setor, permitindo que elas permaneçam focadas no que realmente importa: a saúde financeira e o bem-estar dos funcionários.

Isso é especialmente verdadeiro se eles integraram uma plataforma completa de viagens, cartões e despesas, o que agiliza processos e aumenta a visibilidade das operações financeiras da empresa. Essa plataforma também desbloqueia o acesso a tarifas negociadas e descontos para grupos, normalmente reservados para empresas maiores. As equipes financeiras se beneficiam de insights em tempo real sobre os padrões de gastos, permitindo previsões mais precisas e otimização do orçamento.

“À medida que o negócio cresce, a plataforma acompanha seu crescimento, eliminando a necessidade de revisões dispendiosas do sistema”, disse Skaggs. “Ao captar mais gastos com cartões corporativos e reduzir o vazamento, as empresas também podem melhorar o capital de giro e aproveitar incentivos financeiros, como descontos e programas de recompensas. Essas eficiências podem impactar significativamente o fluxo de caixa e a saúde financeira a longo prazo.”

Há também a questão do dever de cuidado com os viajantes e da gestão de riscos em viagens (TRM).

“Uma política de reservas livre e aberta limita a visibilidade e o controle de uma empresa no que diz respeito ao dever de cuidado”, disse Skaggs. “Sem um rastreamento centralizado, torna-se difícil localizar funcionários ou fornecer suporte em tempo hábil durante interrupções ou emergências. Além disso, sem suporte dedicado, cancelamentos de última hora ou problemas logísticos podem ficar sem solução.”

No entanto, com plataformas de viagens gerenciadas, informações de itinerário e rastreamento de localização em tempo real permitem que as empresas identifiquem e auxiliem os viajantes rapidamente. Além disso, agentes profissionais estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, para suporte em caso de atrasos, cancelamentos ou emergências, o que significa que um funcionário da empresa não está constantemente de plantão para lidar com problemas aos quais pode não saber como responder.

No final, disse Skaggs, o gerenciamento de viagens é uma vitória para pequenas e médias empresas. Ele centraliza funções para reduzir a sobrecarga administrativa, simplificar o gerenciamento de viagens e minimizar as ineficiências decorrentes da gestão de múltiplos sistemas — tudo isso tornando as viagens mais fáceis e menos estressantes para os funcionários.

Quer saber como os CFOs estão respondendo às tendências de viagens e despesas? O TravelBank analisou centenas de milhares de relatórios de reservas e despesas, identificou três grandes mudanças nas tendências de viagens e despesas em 2025 e pediu aos CFOs que opinassem .

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