Почему работа администратора имеет жизненно важное значение для экономики и может стать трамплином к руководящим должностям

ОНИ — первые люди, которых вы видите в любой компании, и они могут сформировать восприятие всей фирмы. Так почему же секретари не пользуются большим уважением?

Почти четверть миллиона человек работают на этой должности по всей стране, но до сих пор бытует мнение, что это низшая должность, на которую можно претендовать без опыта.

4

4

Хотя вы можете пройти обучение на секретаря для своей первой работы, это также особая должность, которая требует навыков работы с людьми, а также выдающихся организационных способностей и способности к хронометражу для достижения успеха.

14 мая отмечается Национальный день работников регистратуры, цель которого — подчеркнуть важность этой профессии для экономики и представить ее как самостоятельную карьеру и трамплин для более высоких должностей .

С переходом на гибридную работу традиционная роль секретаря на ресепшене быстро меняется.

И растет спрос на эту должность, поскольку она становится частью более широкого «опыта обслуживания гостей», поскольку офисы все больше напоминают роскошные отели , чтобы заманить персонал обратно в здание.

Современные администраторы должны быть многофункциональными специалистами, которые могут выполнять все виды работ: от организации встреч и приветствий до технической поддержки и координации мероприятий.

Зарплаты также меняются: от 18 000 фунтов стерлингов для первых рабочих мест до более чем 45 000 фунтов стерлингов для старших менеджеров по приему гостей в престижных фирмах.

Ханна Барретт начала свою карьеру на стойке регистрации в авиакомпании, а в 2006 году стала администратором.

Сейчас, в свои 44 года, она занимает должность директора по операциям в компании Portico, предоставляющей услуги по обслуживанию клиентов.

Она говорит: «Ресепшн — это небольшие команды с большим влиянием. Они часто являются первой точкой контакта для бизнеса , помогая формировать репутацию, удовлетворенность клиентов и удерживать их».

Ханна из Челмсфорда, Эссекс , добавляет: «Я окончила школу, не получив практически никакой квалификации, но в этой отрасли отношение к делу — это все.

«Вам нужно быть открытым, добрым, эмоционально грамотным и стойким.

«Хороший администратор — это человек, который искренне хочет помочь, который внимательно слушает и может сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.

«Вам также необходимо уметь выполнять несколько задач одновременно, быстро адаптироваться и проявлять инициативу — часто при этом создавая видимость того, что все это не требует усилий.

«Как только вы вступаете в эту роль, у вас появляется множество возможностей учиться, развиваться и прогрессировать, если вы готовы приложить усилия».

Начав с должности секретаря на ресепшене, вы также можете впоследствии получить ряд более высоких должностей.

К ним относятся менеджеры по работе с сообществами, которые продвигают культуру на рабочем месте и поддерживают связь между сотрудниками в гибридных офисах, администраторы этажей, которые оказывают поддержку и создают атмосферу уверенности на всех этажах офиса, а также администраторы по работе с впечатлениями, которые создают индивидуальные условия приема, отражающие индивидуальность бренда.

Но, как и любая работа, связанная с людьми, она может быть сложной.

От администраторов ожидается, что они будут спокойны, презентабельны и профессиональны всегда, даже в самые трудные дни.

Но независимо от того, хотите ли вы остаться на ресепшене или продвинуться по карьерной лестнице, вы все равно освоите широкий спектр навыков, включая коммуникацию, решение проблем, понимание клиентов и профессионализм в условиях стресса, которые можно применить в любой сфере деятельности.

КАК ОКАЗАТЬ ПОДДЕРЖКУ СКОРБЯЩЕМУ ПЕРСОНАЛУ

4

ЭТО Неделя «Смерть имеет значение», которая дает возможность задуматься о том, как мы справляемся с утратой и другими личными потерями, одновременно пытаясь сохранить работу.

Хотя многие работодатели прилагают усилия для решения этой деликатной проблемы, на большинстве рабочих мест об этом говорят недостаточно.

Трое из четырех сотрудников признают, что утрата в какой-то момент повлияла на их производительность труда.

Эксперт по вопросам благополучия Зои Синклер из консалтинговой компании по вопросам психического здоровья This Can Happen говорит: «Горе — это не только смерть. Это может быть состояние души, когда человек переживает развод или любую потерю».

Зои делится своими советами работодателям:

РАСПРОСТРАНИТЕ ПОЛИТИКУ В ОТНОШЕНИИ УТРАЧЕННОЙ ПОТЕРИ : убедитесь, что все сотрудники ознакомлены с ней, сообщая о ней не реже одного раза в шесть месяцев.

ВИДИМОСТЬ РУКОВОДСТВА : Поощряйте старших менеджеров открыто обсуждать поддержку людей, переживающих горе, и повышать осведомленность.

ОБУЧАЙТЕ МЕНЕДЖЕРОВ И ДРУГОЙ ПЕРСОНАЛ : Это может помочь им обрести уверенность в ведении разговоров о горе. Рассмотрите возможность разработки набора инструментов для руководства обсуждениями в ключевые моменты, в том числе при первоначальном уведомлении, во время отпуска и когда сотрудник возвращается на работу.

ЧУВСТВИТЕЛЬНЫЙ ЛИНЕЙНЫЙ МЕНЕДЖЕР : Поддержка может включать в себя выражение устных соболезнований, отправку открытки или цветов, выяснение того, как помочь, предоставление гибкого графика работы или дополнительного отпуска.

ТЩАТЕЛЬНО ПЛАНИРУЙТЕ ВОЗВРАЩЕНИЕ К РАБОТЕ : при необходимости внесите изменения в график работы или измените должностные обязанности, чтобы облегчить реинтеграцию.

ПРИЗНАЙТЕ ДОЛГОСРОЧНЫЕ ЭФФЕКТЫ : Горе может со временем повлиять на производительность. Постоянные проверки могут помочь менеджерам оставаться в курсе меняющихся потребностей.

УКАЗАТЬ ДОСТУПНЫЕ РЕСУРСЫ : Сообщите сотрудникам о поддержке и регулярно повторяйте подробности.

СОДЕЙСТВУЙТЕ ПОДДЕРЖКЕ СО СТОРОНЫ: Рассмотрите возможность создания внутренних кружков скорби, чтобы обеспечить безопасное пространство для обмена опытом.

ПРИМЕНИТЕ СЕБЯ

4

РАБОТОДАТЕЛИ предупреждают кандидатов, что использование ИИ при приеме на работу может быть расценено как «искажение» их навыков.

Половина руководителей считает, что молодые люди «переоценивают себя», используя такие инструменты, как ChatGPT , выяснил Институт студентов-работодателей.

Хуже всего обстоят дела с выпускниками колледжей: 52% работодателей утверждают, что ИИ скрывает их настоящие навыки, но 48% также считают, что технология создает ложное впечатление о выпускниках.

В прошлом году более 1,2 миллиона студентов подали заявки на менее чем 17 000 вакансий для аспирантов, что на 59 процентов больше по сравнению с предыдущим годом, что отчасти объясняется использованием ИИ.

Стивен Ишервуд, соисполнительный директор ISE, сказал: «Важно, чтобы студенты искренне говорили о своих способностях».