Elektronik faturalama: Son değişiklikler şirketleri tehlikeye atıyor

2025 tarihli 000202 sayılı Kararın yürürlüğe girmesiyle birlikte, mükellefler ve alıcılar hakkındaki bilgileri merkezileştiren yeni bir birleşik veri tabanının uygulanmasıyla Kolombiya vergi sisteminin dijital dönüşümü hızlandı. Ancak bu, ülke açısından teknik bir sıçramayı temsil ediyor ve birçok paydaşın hazırlıksız olduğu, geride kalma riskiyle karşı karşıya olduğu bir durum.

Düzenleyici ilerlemenin ardında, birçok şirket yeni bir ikilemle karşı karşıya : Kaynaklar, zaman ve teknik bilginin herkes için eşit olmadığı, zamanın tükendiği ve vergi otoritesinin kontrollerine zorunluluklar ve yaptırımların eşlik ettiği bir bağlamda sistemlerini ve çalışma ekiplerini nasıl uyarlayacaklar?

Ayrıca bakınız: Popüler Danışmanlık 2.0: Metinde yer alan yeni sağlık soruları sorgulanıyor

Yeni düzenlemede, eşdeğer elektronik belgelerin düzenlenmesinde alıcının bilgilerinin DIAN ile yetkili teknoloji sağlayıcıları arasındaki bağlantı aracılığıyla çevrimiçi olarak doğrulanması gerektiği belirtiliyor. Bu, vergi ekosisteminin düzenlenmesinde yararlı olmasının yanı sıra binlerce kuruluşun operasyonlarında köklü bir değişikliği temsil eden bir gereklilik yaratıyor.

Elektronik faturalama konusunda uzmanlaşmış bir firma olan Sovos Saphety'ye göre en büyük zorluklar üç alanda yoğunlaşıyor: Sistem uyumluluğu, otomatik doğrulamanın riskleri ve net teknik yönergelerin eksikliği; Etkinin tekdüze olmadığı ve küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) üzerinde daha fazla etki yarattığı uyarısında bulunuldu.

"Bazı şirketler halihazırda güçlü otomasyon sistemleri ve ERP platformlarıyla çalışırken, diğerleri, özellikle KOBİ'ler, yalnızca zaman tüketmekle kalmayıp aynı zamanda hata payını da artıran manuel süreçlere güvenmeye devam ediyor. Aslında, Kolombiya'da 1,3 milyondan fazla şirketin halihazırda elektronik fatura düzenlemesine izin verilmiş olmasına rağmen, teknolojik boşluk geçişin hızını belirlemeye devam ediyor," diyor bu uyarıya ilişkin yakın tarihli bir rapor.

Bu bağlamda F&M Technology – E-Bill CEO'su Oscar Mauricio Moreno, "Şirketlerin zaman ve kaynak tüketen manuel süreçlerden uzaklaşabilmeleri için teknolojiye erişimin hayati önem taşıdığını" belirtiyor . Ancak birçok KOBİ'nin, yeni DIAN gerekliliklerine tam uyum sağlamalarını sağlayacak otomasyon çözümlerini benimseyebilecek altyapı ve eğitimli personelden yoksun olduğunu da kabul ediyor.

İlginizi çekebilir: William Vélez Sierra kimdir ve ülke iş dünyasındaki rolü neydi?

Güçlü baskılar

Bu operasyonel birikim, özellikle muhasebe, hazine ve faturalama gibi alanlarda şirket içi ekipler üzerinde ek baskı yaratıyor. Artık belgeleri doğru bir şekilde düzenlemenin yanı sıra, tüm bilgilerin merkezi, hatasız bir veri tabanında doğrulanmasını sağlamaları gerekiyor. Eğer veriler resmi kayıtlarla uyuşmuyorsa sistem otomatik olarak reddedecektir.

Burada şunu belirtmek gerekir ki, büyük şirketler açısından bu zorluk, elektronik faturaların otomatik doğrulanması, muhasebeleştirilmesi ve mutabakatının sağlanmasına olanak veren entegre platformların desteğiyle aşılmaktadır. Ancak KOBİ'ler için senaryo daha olumsuz, çünkü günlük operasyonlardan ödün vermeden hem teknolojilerini uyarlama hem de personellerini yeni prosedürler konusunda eğitme gibi iki görevle karşı karşıyalar.

Diğer haberler: Bu, Ulusal Hükümet tarafından sunulan 2.0 halk istişaresinin belgesidir

Sovos Saphety'de e-ticaret yöneticisi olan Karoll Cuadros, başarının şirketlerin teknik olarak yorumlama ve uygulama yeteneklerine bağlı olacağını söylüyor. Günümüzdeki en büyük risklerden birinin DIAN yönergelerindeki netliğin eksikliği olduğunu ileri sürüyor, çünkü "Karar bazı parametreleri ortaya koysa da birçok şirket, raporlamaları gereken verilerin gerekli alanları, biçimi ve sırası konusunda hala net bir kılavuzdan yoksun."

Bu uzman ayrıca, "zorluklara rağmen, yeni sistemin, yalnızca alıcının kimlik türü ve numarası ve isteğe bağlı bir e-posta adresi gerektiğinden, gerekli verilerde azalma gibi yadsınamaz avantajlar sunduğunu" savunuyor . Süreci basitleştiriyor ve 2012 tarihli 1581 sayılı Kanun uyarınca kişisel verilerin korunmasını güçlendiriyor. Uzun vadede, otomasyon insan hatalarını azaltmayı, vergi doğruluğunu iyileştirmeyi, maliyetleri düşürmeyi ve nakit akışını düzene sokmayı vaat ediyor."

Ancak hem Cuadros hem de Moreno'nun uyardığı gibi, bu faydalar ancak şirketlerin DIAN gereklilikleriyle uyumluluğu sağlamak için teknoloji sağlayıcılarıyla veri yapılarını gözden geçirmeleri de dahil olmak üzere dört kritik alanda titiz bir çalışma yürütmeleri halinde elde edilebilir.

“İkincisi, resmi lansmandan önce dahili sistemleri ayarlayın ve doğrulama testleri yapın. Üçüncüsü, yeni araçları düzgün bir şekilde çalıştırabilmeleri için ilgili personeli eğitin. Ve dördüncüsü, yaptırımlara yol açmadan önce hataları düzeltmek için izleme ve kontrol mekanizmaları kurun,” dedi Óscar Mauricio Moreno.

Ayrıca bakınız: Banco Caja Social'ın sahibi, Banco W'nin %51'ini satın almayı resmileştiriyor

F&M Teknoloji – E-Bill, bu geçişte teknolojik ortakların önemli bir rol oynadığını, çünkü "sadece sistemleri uyarlamakla ilgili olmadığını, aynı zamanda teknik gereksinimlerin işletme rekabet gücünü artıran somut eylemlere dönüştürülmesinin de önemli olduğunu" belirtiyor. Birçok şirketin, elektronik faturalamanın ödeme platformları ve ERP sistemleriyle entegre olmasını sağlayan, daha fazla verimlilik sağlayan yapay zeka ve otomasyona dayalı çözümlere yatırım yapması gerektiğini vurguluyorlar.

Bu nedenle her iki kaynak da 000202 sayılı Kararın basit bir idari değişiklik olmadığını, aksine Kolombiyalı şirketlerin vergi sistemiyle etkileşiminde yapısal bir değişikliği temsil ettiğini ve bazıları için bir dönüşüm fırsatı olacağını vurguladı ; Diğerleri içinse yatırım, kararlılık ve hız gerektiren operasyonel bir yüktür ve hiç kimsenin geride kalma lüksüne sahip olmadığını açıkça ortaya koymaktadır.

Moreno, “E-fatura uygulamasının etkisi aynı zamanda önemli fırsatlar da sunuyor” diyor ve ekliyor: “Başarılı bir uygulama için şirketlerin, özellikle KOBİ'lerin uygun teknolojik çözümlere erişebilmesi ve bunların kullanımı konusunda eğitim alması şart.”

Tüm bunlarda söz konusu olan yalnızca bir standarda uyum değil, aynı zamanda kuruluşların teknoloji, hassasiyet ve gerçek zamanlı doğrulamaya dayalı yeni bir operasyonel mantığa uyum sağlama yeteneğidir. Kolombiya'da elektronik faturalama yeni bir döneme girerken, şirketler değişimi bir engel olarak mı yoksa verimlilik ve evrim için bir katalizör olarak mı göreceklerine karar vermek zorunda kalacaklar.