Estar "ocupado" no te ayuda a ser productivo: 5 consejos para ser verdaderamente eficiente en el trabajo

En 2019, cuando me incorporé a mi firma de corretaje, mi corredor gerente me compartió la filosofía de ser productivo, no estar ocupado . Me pareció un consejo excelente y lo he recordado.

Siempre que alguien me pregunta si estoy ocupado, digo: "¡No! Soy productivo".

Ser productivo tiene una connotación positiva. Se trata de trabajar con mayor inteligencia y estimula la mente para lograr las tareas.

A lo largo de los años, he explorado maneras de aumentar la productividad. En este artículo, compartiré cinco consejos prácticos para pasar de estar simplemente ocupado a ser verdaderamente productivo en el trabajo.

1. Escribe y organiza tus tareas

Empiezo casi todos los días con una lista de tareas . Anoto las tareas que quiero completar ese día y disfruto tachándolas de la lista. Al pensar en el orden para completar las tareas, lo hago de muchas maneras.

Primero, priorizo ​​las tareas que se ajustan a los plazos prometidos. Si le he informado a un cliente o compañero que completaré una tarea en un plazo específico, me aseguro de cumplirlo. Priorizo ​​primero estas tareas prometidas.

Después de terminar las tareas con plazos, reviso las restantes y me encargo primero de las rápidas. Esto me ayuda a despejar mi lista y a avanzar, sobre todo si alguien más me espera antes de poder continuar.

Una vez gestionados los asuntos más pequeños, abordo los más importantes, pero teniendo en cuenta el tiempo. Por ejemplo, la investigación o las propuestas no deberían tener prioridad durante las horas punta, cuando el contacto directo es más valioso.

2. Aprende cuándo decir no

Una clave para ser productivo, no solo estar ocupado, es aprender a decir no. A mí me llevó años, pero todo cambió cuando empecé a crear planes de negocio anuales. Al definir claramente el tipo de trabajo en el que quiero centrarme, puedo ver rápidamente cuándo una oportunidad no encaja.

Cuando eso sucede, declino cortésmente la oferta, a veces conectándola con alguien más adecuado. Algunas personas temen que decir que no les cueste futuras oportunidades. No estoy de acuerdo. Les agradezco que hayan pensado en mí, les explico mi enfoque y sigo adelante. Siempre habrá oportunidades para personas trabajadoras y con conocimientos, así que aprender a decir que no es esencial.

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3. Sea específico y conozca su plan de negocios

Como mencioné anteriormente, es importante tener un plan de negocios para saber cuándo decir no.

Al formular tu plan de negocios, considera reemplazar la actividad con los resultados. Por ejemplo, no solo quieres incluir en tu plan asistir a dos eventos de networking al mes. Tener una cifra es bueno, pero debes ser específico sobre el tipo de eventos de networking a los que asistirás, qué quieres lograr con ellos y cómo lo lograrás. Sin ser detallado y específico con tus objetivos, estos son mucho más difíciles de lograr.

Recomiendo ampliamente usar un software de gestión de relaciones con clientes. Si pasa la mayor parte del día intentando encontrar notas y números de teléfono antiguos, estará ocupado, pero no será productivo.

Al usar un CRM , podrá acceder rápidamente a sus notas e información de contacto. Existe una gran variedad de CRM, algunos específicos para diferentes campos. Le recomiendo investigar a fondo antes de contratar uno y no lo haga a menos que tenga una prueba gratuita.

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5. Planifique con inteligencia

Lo que quiero decir con planificar con inteligencia es planificar con antelación. Agrupa tantas reuniones como sea posible, según la hora y la ubicación. Ten en cuenta aspectos como el tráfico y procura estar en la carretera cuando haya menos tráfico.

Además, planifica las tareas exigentes durante tu máximo nivel de alerta, mientras que las tareas repetitivas pueden externalizarse o realizarse fuera del horario laboral. Además, no tengas miedo de replanificar. Revisa siempre tu horario al menos la noche anterior y, si sientes que necesitas reorganizar tareas para ser productivo, hazlo.

Destacar no es difícil, solo requiere un esfuerzo extra. Cuando tienes claros tus objetivos, eres específico sobre lo que quieres lograr y te concentras en los pasos para lograrlo, la productividad es tuya.

Estar ocupado puede parecer impresionante, pero el verdadero éxito se logra con intención. Anota y organiza tus tareas, aprende a decir no y cíñete a un plan de negocios sólido. Recuerda que un CRM puede ser tu mejor aliado y, al final del día, siempre mira hacia adelante para planificar con inteligencia.

Todos sentimos la presión del tiempo, pero la verdadera ventaja reside en la concentración, no en hacer más. No seas el "objeto brillante" que salta de una tarea a otra. En cambio, analiza a fondo cómo usas tu tiempo y procura ser productivo, no solo estar ocupado.