Jak przygotować system płac w firmie do reformy prawa pracy?

Wraz z wejściem w życie ustawy 2466 z 2025 r., która wprowadza strukturalne reformy Kodeksu pracy, kolumbijskie przedsiębiorstwa muszą zmierzyć się z nową sytuacją prawną, która wymaga natychmiastowych dostosowań w procesach zarządzania pracą, zwłaszcza w zakresie rozliczeń płacowych, uwzględniając nowe dostosowania wynagrodzeń i umów, które będą miały zastosowanie do pracowników.

Chociaż niektóre zmiany będą wdrażane stopniowo, wiele przepisów już obowiązuje, a ich nieprzestrzeganie może skutkować karami, przekroczeniem kosztów lub awariami operacyjnymi. Dlatego terminowe przygotowanie, a nie obowiązek, jest kluczową strategią zapobiegawczą w celu ograniczenia ryzyka finansowego i prawnego.

Zobacz także: Jak zarejestrować klucz systemu Bre-B, aby móc natychmiast przelać pieniądze

Nowe zasady wpływające na płace

Według ekspertów z firmy Alegra, specjalizującej się w rachunkowości i administracji, zmiany w tym prawie, znane jako reforma prawa pracy, wprowadzają jako zasadę umowy na czas nieokreślony, ograniczając stosowanie umów tymczasowych, takich jak umowy na czas określony czy umowy o pracę na podstawie projektu. Wymaga to dokładnej analizy obecnych zasad zawierania umów w każdej organizacji.

Dodatkowo, praca w nocy podlega redefinicji. Od 25 grudnia 2025 r. będzie się ona rozpoczynać o godzinie 19:00 (wcześniej o 21:00). Zmiana ta wpłynie bezpośrednio na naliczanie dopłat za pracę w nocy, co przełoży się bezpośrednio na wynagrodzenia za wiele zmian.

Jeśli chodzi o pracę w niedziele i święta, reforma wprowadza stopniowy wzrost dopłaty, która od 1 lipca 2025 r. wyniesie 80%, w 2026 r. wzrośnie do 90%, a od 2027 r. osiągnie 100%, co oznacza znaczącą zmianę w stosunku do obecnych 75%.

„Dodatkowo wydłużono urlopy płatne, wprowadzono obowiązek szczegółowego rejestrowania przepracowanych godzin, a także sformalizowano stosunek pracy z pracownikami platform cyfrowych, którzy teraz muszą być objęci systemem zabezpieczenia społecznego” – podkreślili.

Przeczytaj także: Cena wiz amerykańskich w Kolumbii może wzrosnąć o milion pesos.

Andrés Torres, dyrektor ds. innowacji podatkowych i cyfryzacji w Alegra.com, argumentował, że z drugiej strony umowa o naukę zawodu ulega zmianie i wymaga uiszczania składek na świadczenia socjalne i ubezpieczenia społeczne, co zwiększa koszty pracy dla podmiotów zatrudniających uczniów.

„Skrócenie tygodnia pracy do 42 godzin, przewidziane w ustawie 2101 z 2021 r., również pozostaje w mocy i zacznie w pełni obowiązywać od 15 lipca 2026 r.”, stwierdził.

Praktyczne zalecenia

W obliczu nowych przepisów eksperci Alegra zalecają, aby firmy podjęły pięć kluczowych działań w celu dostosowania swoich systemów płacowych do prawa:

1. Przeprowadź audyt obecnego systemu płac: Sprawdź, czy procedury, szablony i narzędzia uwzględniają nowe zasady. Jeśli są zarządzane ręcznie lub za pomocą przestarzałych systemów, konieczna będzie ocena możliwości przejścia na bardziej elastyczne rozwiązania.

Może Cię zainteresować: Postobon nie jest na sprzedaż, ale rozważa nowe partnerstwa.

2. Symulacja kosztów pracy: Przed wprowadzeniem zmian, przeprowadzenie symulacji pozwala przewidzieć ich wpływ finansowy i dostosować budżety. Jest to szczególnie przydatne w sektorach o dużej rotacji lub pracujących na zmiany nocne.

3. Szkolenie zespołu ds. kadr: Osoby odpowiedzialne za rekrutację i płace muszą być świadome zmian prawnych, aby uniknąć błędów w rozliczeniach, składkach lub formalizowaniu nowych stosunków pracy.

4. Wdrożenie szczegółowej ewidencji pracy: Obowiązek prowadzenia dokładnej ewidencji przepracowanych godzin wymaga usprawnienia mechanizmów rejestrowania czasu pracy, kontroli obecności i walidacji czasu, zwłaszcza w przypadku elastycznych lub zdalnych form pracy.

5. Planowanie zmian etapowych : Niektóre standardy wejdą w życie w grudniu tego roku, inne zaś dopiero w 2026 lub 2027 roku. Ustalenie wewnętrznego harmonogramu wdrażania zapobiegnie improwizacji i umożliwi komunikację zmian na wszystkich szczeblach organizacji.

Informacje istotne: Oczekuje się, że pracodawcy do końca 2025 r. będą zatrudniać mniej osób ze względu na obawy dotyczące reformy prawa pracy.

„Poza zapewnieniem zgodności, ta reforma stanowi dla firm szansę na modernizację, digitalizację procesów i wzmocnienie zarządzania talentami. Naszym celem jest wsparcie małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) oraz księgowych w tej transformacji, oferując im rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, aktualne i w 100% oparte na chmurze” – skomentował Andrés Torres.

Ekspert podsumował, że przygotowanie się już teraz nie tylko zagwarantuje przestrzeganie prawa, ale także pozwoli nam przejść na bardziej uporządkowany i sprawiedliwy model pracy, odpowiadający nowym wymaganiom kolumbijskiego rynku pracy.

DANIEL HERNÁNDEZ NARANJO Dziennikarz portfolio